A kihívás
Megbízónk a belső szolgáltató részlege számára keresett megoldást a beszerzési folyamata támogatására. Korábban Excel alapon tartotta számon a beszerzéseit, nem volt jóváhagyási lépés a rendszerben, folyamat sem volt rákényszerítve a felhasználókra, az adatok rögzítése sem volt 100%-os. Így hiába voltak előre definiált beszerzési keretek, a management viszonylag hamar elvesztette a tényleges kontrollt a beszerzések felett. Hiába voltak értékhatárok, amelyek felett elvileg a vezérigazgató vagy a board jóváhagyása kellett volna, az esetek 40-50%-ban ez az ellenőrző lépés kimaradt. A felhasználók és jóváhagyók az értesítések hiányára is sokat panaszkodtak.
Felhasznált megoldás
Power Platform alapokon (Power Apps és Power Automate) építettünk egy applikációt, amely a beszerzési igényeket több lépésben vitték végig a jóváhagyási folyamaton a draft státusztól a megvalósulásig. Minden lépésben e-mail értesítőt kap, akinek a következő lépésben dolga van az adott igénnyel, az igénylő pedig folyamatosan látja hol tart az ügye. Az értesítőben is, és az igénylést megnyitva a jóváhagyók azonnal látják az aktuális keret kihasználtságát, így valós, azonnali adatok alapján tudnak döntést hozni. A keretek gazdái időszakosan automatikus kapnak összesítő leveleket az általuk kezelt keretek állásáról. A felhasználói élményt számos kényelmi funkcióval tettük teljesebbé: ajánlatok csatolása közvetlenül e-mailekből; teljeskörű szöveges keresések; szerepkörökre szabott képernyők; igények másolása; értesítés teendőkről, nyitott ügyekről; tömeges igény rögzítés, exportok Excel fájlokba stb.
Fontos szempont volt még:
- bárhonnan elérhető legyen a megoldás, amit a Power Platform alapból tud
- az Azure AD kínálta biztonságot hozza
- minél szervesebben használja a cég meglévő Office 365 környezetét és szolgáltatásait Exchange Online levélküldés az értesítésekhez
Végeredmény
Az applikáció segítségével a management visszakapta a tényleges kontrollt a beszerzések felett, nem csúszik át értékhatár feletti beszerzés jóváhagyás nélkül.
Ugyanakkor az igénylők élete is egyszerűsödött: pontos szabályok mentén dolgozhatnak; folyamatosan látják, hol tart az igényük, szükség esetén kit kell figyelmeztetni. Ha egy keret már nem rendelkezik elegendő forrással, akkor eleve nem engedi a rendszer rögzíteni az igényt, így nem kell felesleges körök futásával tölteni az időnket. A keretgazdák, cégvezető pedig megérzések helyett végre valós adatok alapján tudnak dönteni a jóváhagyásokról. Szükség esetén a keretek és limitek évközben változtathatók, ami azonnal érvényesül az alkalmazásban, így a keretgazdák és felhasználók is folyamatosan az aktuális szabályok szerint „játszanak”.
