Szabadság igénylő, jóváhagyó és nyilvántartó rendszer

A kihívás
Megbízónk éptőiparral, épületgépészettel, épület automatizálással foglalkozik, több Mrd HUF árbevétellel. A terepen dolgozó kollégák száma több mint 80 fő, akik csapatokban dolgoznak kivitelezési projekteken, illetve a karbantartják a szerződéses partnereik eszközeit. A cég korábban a régi vállalatirányítási rendszerében kezelte a szabadság kereteket, és Excel táblázatokban próbálta nyilvántartani a kivett szabadságokat. Korábbi évek kellemetlen tapasztalatai miatt mindenkinek be kell terveznie a szabadságait előre, ráadásul ezek elvárt eloszlására és végső engedélyezésére bonyolult szabályrendszert fogalmaztak meg. A kollégák korábban Excel táblázatokban küldték be a terveket. A szabadságok igénylése e-mailben történt, ahogy a lemondásokat, változtatásokat is így kapta meg egy HR-s kolléga, aki ezeket egy master Excelben próbálta meg mindent heroikus közdelemmel naprakészen tartani. Minden erőfeszítés dacára időről – időre előfordult olyan eset, hogy egyszerre túl sokan mentek szabadságra egy csoportból, vagy épp egy projektvezető sem dolgozott adott napon, miközben közelgett a projekt határideje. A cég folyamat leírásai kettős jóváhagyást tartalmaztak az ilyen esetek elkerülése érdekében (is), de ezek e-mailben, illetve részben szóban történtek, így sajnos követhetetlenek voltak, nem lehetett velük célt érni.

Felhasznált megoldás
Az igények, folyamatok és szabályok felmérése, újragondolása után Power Platform alapokon (Power Apps és Power Automate) építettünk egy megoldást, amely két applikációból és a háttér logikák implementálásából áll össze.

A mobilapplikáció a szabadságok igénylését és jóváhagyását támogatja. Ezen a felületen a kollégák meg tudják nézni az elérhető és felhasznált szabadság statisztikáikat is. Az igénylésről e-mail értesítőt kap a közvetlen vezető, valamint az ő jóváhagyása esetén a második lépcsős jóváhagyó is. Az igénylő pedig eközben folyamatosan ellenőrizni tudja a szabadságigénye státuszát.

A felületen számos üzleti logika érvényesül:

  • „hosszú szabit” minimum 2 héttel korábban kell igényelni
  • túl kicsi különbséggel nem lehet két „hosszú” szabit kivenni
  • június 30-ig be kell tervezni és ki kell venni a szabadságkeret 40%-t
  • jelzi és figyelmeztet, ha nem teljesítettem az elvárt időarányos kvótát

Az asztali alkalmazásban van lehetőség:

  • a dolgozók teljeskörű adminisztrálására (szabadságkeretek, vezetők, csoport beosztások megadásával).
  • itt történik az ünnepnapok és kötelező szabadságok kiadása (kötelező leállás, karácsonyi időszak stb.),
  • a háttér paraméterek beállítása (mi számít hosszú szabinak, egy csoporton belül hányan lehetnek egyszerre szabin stb., a szabadságkeret mekkora része szabad felhasználású).

Az asztali alkalmazásban van lehetőség tömeges jóváhagyásra (ez különösen a tervezési fázisban hatékony), illetve az emberek, csapatok naptárainak teljes éves átnézeti képét megtekinteni. A HR munkatárs a bérszámfejtés részére innen generálja a havi jelenléti íveket is.

Fontos szempont volt még:

  • minden munkatárs a szerepkörének megfelelő adatokat, képernyőket és gombokat lásson csak
  • bárhonnan elérhető legyen a megoldás, amit a Power Platform alapból tud
  • az Azure AD kínálta biztonságot hozza
  • minél szervesebben használja a cég meglévő Office 365 környezetét és szolgáltatásait Exchange Online levélküldés az értesítésekhez

Végeredmény

A megoldással:

  • követhetőbb lett a dolgozók számára a szabadságigényeik státusza
  • a kollégák on the fly tudnak szabadságot igényelni mobiltelefonjukról
  • a home office-ban lévő vezetők is gond nélkül férnek hozzá a megfelelő adatokhoz, kapják az értesítőket, igényeket
  • a megoldás kötelezően kikényszeríti a szabadsággal kapcsolatos szabályok érvényesülését
  • a rendszer automata értesítőket küldd, ha valakinek teendője van, vagy nem végzett el valamit határidőre (terv beküldése, jóváhagyás)
  • a vezetők és a HR kollégák számos kényelmi funkciót kaptak (tömeges jóváhagyás, átnézeti képek, jelenléti ív generálás, ünnepnapok és leállások kezelése)

A legfontosabb eredmény, hogy a cég munkavégző képessége sosem csökkenhet egy megadott szint alá, mivel a megoldás kiküszöböli a ki nem vett szabadságok torlódását, a legfontosabb emberek együttes szabadságolását.

Felkeltettük az érdeklődését?

Kiváncsivá tettük?

NE MARADJon LE SEMMIRŐL SEM!

Iratkozzon fel hírlevelünkre!





Várjon! NE MARADJON LE SEMMIRŐL SEM!

Iratkozzon fel hírlevelünkre!