A kihívás
Megbízónk élelmiszeripari beszállító, közel 10 Mrd HUF árbevétellel, német anyavállalat magyar leánya. Minden létező élelmiszerbiztonsági előírás vonatkozik rá, valamint az anyavállalat szigorú megtérülési számításokhoz köt egy–egy fejlesztési projektet, beruházást. A cég korábban Excel táblázatokban próbálta nyilvántartani a projektjeit, és mappa rendszerben, e-mailekben tárolta a kapcsolódó számításokat, dokumentumokat.
A hatósági előírások miatt fontos lett volna látni, hogy az egyes beruházások átadása, gépek termelésbe állítása előtt minden felelős vezetői (tűz-, munkavédelem, élelmiszerbiztonsági stb.) és hatósági (katasztrófavédelem, NÉBIH stb.) jóváhagyással rendelkeznek-e. A kapcsolódó dokumentumok állandó kikeresése és a projekt állapotának frissítése, ellenőrzése, a kollégák kiértesítése rengeteg energiát igényelt, sok hibát és mulasztást okozott.
Felhasznált megoldás
Power Platform alapokon (Power Apps és Power Automate) építettünk egy applikációt, amely a tervezett projekteket több lépésben vitték végig a jóváhagyási folyamaton a draft státusztól a megvalósulásig. Minden lépésben e-mail értesítőt kap, akinek a következő lépésben dolga van az adott igénnyel, a projektgazda pedig folyamatosan látja hol tart az adott projekt. A beépített emlékeztetők és az applikáció nyitóoldalán elhelyezett Feladataim képernyő segítenek, hogy puszta feledékenységből senki ne hátráltasson egy projektet.
Fontos szempont volt még:
- minden munkatárs a szerepkörének megfelelő adatokat, képernyőket és gombokat lásson csak
- bárhonnan elérhető legyen a megoldás, amit a Power Platform alapból tud
- az Azure AD kínálta biztonságot hozza
- minél szervesebben használja a cég meglévő Office 365 környezetét és szolgáltatásait Exchange Online levélküldés az értesítésekhez
Végeredmény
A megoldással garantálni lehet, hogy csak azok a projektek indulhatnak elő, amelyek minden kalkulációval és jóváhagyással rendelkeznek. Minden berendezés rendelkezik az összes szükséges engedéllyel az indulása pillanatában. A projektekhez tartozó dokumentumok, engedélyek egy helyen elérhetők, közvetlenül a projekt adatlapjából egy kattintással.
Jelentősen sikerült csökkenteni az egyes projekt lépések közötti várakozási időt azáltal, hogy mindenki azonnal értesül arról, ha teendője van. A projekt történetből pontosan kiolvasható, hogy mikor, ki, mit csinált. A megoldásban a projektek – alprojektek kezelése is támogatott, ami korábban elképzelhetetlen volt. A projektgazdák élete is egyszerűsödött: pontos szabályok mentén dolgozhatnak; folyamatosan látják, hol tart az igényük, szükség esetén kit kell figyelmeztetni. A használat első évében több mint 200 projekt 14 000 000 EUR értéket meghaladóan futott át a rendszeren.
